Königs Wusterhausen - Jeder Internet-Nutzer kennt das Phänomen: Über die Zeit hinweg häufen sich immer mehr Bookmarks interessanter Webseiten in der Favoritenliste des eigenen Browsers an. Die Folge: Relativ rasch geht – trotz der Browser-internen Verwaltungsfunktionen – der Überblick über die favorisierten Seiten verloren und bestimmte Bookmarks lassen sich bei Bedarf nur noch schwer wieder auffinden. Genau hier setzt der Office Manager an. Obwohl als Dokumenten-Management- und Archivierungslösung bekannt, kann er längst nicht nur Dokumente lokal beziehungsweise im Firmennetzwerk verwalten, sondern auch mit Bookmarks umgehen.

"Stößt der Anwender beim Surfen auf eine interessante Information, kann er diese über den Browser-Button im Office Manager-Menü einfach archivieren", erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Die DMS-Lösung fragt hierzu alle Browserfenster nach den derzeit geöffneten Webseiten ab und listet diese auf. Der Anwender kann daraufhin die gewünschte Seite anklicken und der Office Manager übernimmt die URL dann automatisch in das Dokumentenarchiv. "Wie gewohnt können hierbei beliebige Kataloginformationen (Tags), Hinweise und Notizen eingegeben werden. So kann der Bookmark auch Monate später schnell wieder aufgefunden werden", führt Harald Krekeler aus.

Per Drag & Drop ist es außerdem möglich, Links auf Webseiten direkt in den Office Manager zu verschieben und auf diesem Wege zu hinterlegen. Neben der Verwaltung von normalen Webseiten erkennt die DMS-Lösung dabei sogar Sonderfälle. Wenn ein Link beispielsweise zu einem PDF-Dokument führt, kann der Anwender entscheiden, ob nur der Verweis verwaltet oder ob die ganze Datei heruntergeladen und lokal archiviert werden soll. Ebenso können bereits im Browser erfasste Favoriten schnell in den Office Manager importiert werden.

Seine Vielseitigkeit zeigt das Office Manager DMS in diesem Zusammengang auch bei CAD-Dokumenten, die als URL im Archiv hinterlegt werden. Beim Öffnen werden diese aus dem Web geladen. Je nach Einstellung wird ab dann eine lokale Kopie verwendet oder die Datei bei nächster Verwendung erneut aus dem Web geladen. "Unternehmen aus der Industrie können ihren Kunden somit stets einen Zugriff auf ihre aktuellen Bauteilzeichnungen bieten", streicht der DMS-Experte heraus.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de


Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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Lösungen für Dokumentenmanagement
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