Königs Wusterhausen / Leonberg - Auf individuelle, kreative und einfache Weise können Kunden seit über zehn Jahren bei Jörg Briefhüllen online Briefumschläge für geplante Infopost-Sendungen gestalten und so den Erfolg ihres Direktmarketings steigern. Die eigenen Arbeitsabläufe hat das in Leonberg ansässige Unternehmen vor vier Jahren optimiert – mit dem bewährten Dokumenten-Management-System (DMS) Office Manager des Softwarebüros Krekeler, und zwar ebenso individuell, kreativ und einfach.

Zuvor erwies sich vor allem die Bearbeitung der vielen verschiedenen Aufträge als zunehmende Belastung des Workflows. "Natürlich ist die stetig steigende Nachfrage an unseren Dienstleistungen erst einmal erfreulich. Doch damit steigt auch zwangsläufig der Aufwand für die Verwaltung. Das Stellen von Rechnungen, die Dokumentation und die Archivierung haben auf einmal unverhältnismäßig viel der Arbeitszeit in Anspruch genommen – bis wir den Office Manager für uns entdeckt haben", schildert Horst Jörg, Geschäftsführer von Jörg Briefhüllen.

Die Lösung bietet mit seiner Makrosprache "OmAPI" und einer Schnittstelle zum "Microsoft Script Control" umfangreiche Möglichkeiten für die Automatisierung von Arbeitsabläufen. So werden zum Beispiel die bei Jörg Briefhüllen ausgehenden Rechnungen automatisch elektronisch signiert sowie versandt und eine nahtlose Integration in das Warenwirtschaftssystem realisiert. Darüber hinaus leistet der Office Manager über eine Posteingangs- und Rechnungseingangserfassung die vollautomatische Archivierung anderer Belege. Auf diese Weise leistet das DMS auch bei der Auftragsbearbeitung und der Kundenbetreuung wertvolle Hilfe. Zusammen mit E-Mails werden Kundenanfragen abgelegt und erstellte Angebote oder eingehende Bestellungen erfasst.

"Seitdem wir den Office Manager nutzen, bleibt uns nicht nur mehr Zeit für die Entwicklung neuer Produkte und die Kundenbetreuung. Es ist auch einfach eine Freude, wie schnell und zuverlässig wir jedes gewünschte Dokument finden und bearbeiten können", zieht Horst Jörg ein rundum positives Fazit. Sein Unternehmen setzt auch künftig auf das innovative Dokumenten-Management-System und hat deshalb einen Software-Upgrade auf die seit kurzer Zeit erhältliche Version Office-Manager 11.0 vorgenommen.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de und www.joerg-briefhuellen.de


Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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Lösungen für Dokumentenmanagement
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