Königs Wusterhausen - Das E-Mail-Postfach quillt über, das Faxgerät rattert ununterbrochen, dazu kommen täglich Unmengen neuer Dateien und stapelweise wichtige Geschäftspost. Und genau in dem Moment, da Informationsflut und Datenchaos überhand zu nehmen drohen, klingelt das Finanzamt an der Tür: Wie jetzt auf einen Schlag alle relevanten E-Mails, Briefe und Rechnungen finden? Eine Szenerie, die vor allem kleine und mittelständische Unternehmen kennen. Da gilt vor allem eins: von vornherein Ordnung halten.

Mit der anwenderfreundlichen DMS-Lösung „Office Manager Enterprise“ des Softwarebüros Krekeler wurde eine Software geschaffen, die speziell auf große Datenbestände und Unternehmensnetzwerke ausgerichtet ist. Sowohl elektronische als auch eingescannte Dokumente können mit dem „Office Manager Enterprise“ binnen Sekunden über Volltextindexierung und Zuordnung zu vorher festgelegten Kunden- und Projektkategorien gefunden und bearbeitet werden. Zugleich erleichtert der „Office Manager“ eine Archivierung von Daten gemäß der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). „Datenbanken und ganze Archive lassen sich auf SQL-Servern mit umfangreichen Sicherheitsfunktionen speichern. Bei einer Abfrage werden dann immer nur die jeweils angeforderten Daten übertragen, was den Suchvorgang erheblich beschleunigt“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Wichtiger Sicherheitsaspekt dabei: Die Aktualisierungen der Datenbank wird nur vom Server durchgeführt. Bei Verwendung des MS SQL-Servers kann alternativ eine Volltextsuche mit Fuzzylogik (unscharfe Suche) aktiviert werden.

Die Enterprise-Edition des „Office Managers“ verfügt im Gegensatz zur Basisversion „Office Manager Pro“ über eine erweiterte Rechtevergabe: So kann für jedes Dokument einzeln bestimmt werden, welche Anwender oder Gruppen in welcher Weise auf das Dokument zugreifen können. Auch eine Aufteilung des Archivs in aktive und archivierte Dokumente sowie die Kombination und Verlinkung von Dokumenten innerhalb des Archivs sind möglich. Darüber hinaus können Buchungsinformationen aus DATEV eingelesen werden. Auch ist es möglich, Dokumente zu klonen, indem mehrere Datensätze im Archiv auf das gleiche Dokument verweisen. „Wir haben zudem die Ausführung auf Terminalservern optimiert“, hebt Harald Krekeler hervor und verweist auch auf die automatisierte Belegerfassung, mittels der Informationen wie Belegnummern automatisch vom Papier eingelesen werden.

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de

Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die DMS-Lösung "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

Internet: www.krekeler.de

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Lösungen für Dokumentenmanagement
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