Königs Wusterhausen / Berlin - Micha Helmut Schrammke, Geschäftsführer von Investmentpartner Schrammke eK, ist als Versicherungsmakler und auf dem Gebiet lohnenswerter Investitionen anerkannter Experte. Ob Risiko- und Altersvorsorge im privaten wie betrieblichen Bereich oder bei Sachwert- und Finanzmarktanlagen: Seit vielen Jahren profitieren Mandanten von der besonderen Finanz-Expertise des Berliner Unternehmens. Demzufolge legt Schrammke auch bei seinem eigenen Unternehmen höchsten Wert auf effiziente Strukturen, die den Workflow steigern, mehr Zeit für die Beratungen lassen und somit zu einer Ertragsoptimierung führen. Seit 2008 setzt das Unternehmen deshalb mit dem Office Manager auf ein führendes Dokumenten-Management-System (DMS) aus dem Hause Softwarebüro Krekeler.

"Der Office Manager bietet meinen Mitarbeitern und mir so viele nützliche Funktionen, dass ich mir die tägliche Arbeit ohne die Software gar nicht mehr vorstellen kann", erklärt Micha Helmut Schrammke. 2011 wechselte das Unternehmen von der Einsteigerversion Office Manger Pro mit Office Manager Enterprise auf die Lösung für Business-Anwender. Damit legte es die Grundlage für eine umfassende rechtssichere Dokumentation und Archivierung aller im Büroalltag anfallender relevanten Dokumente. Elektronische sowie eingescannte Dokumente lassen sich mithilfe des Office Manager mit wenigen Klicks in einem gemeinsamen Archiv ablegen. Binnen weniger Sekunden sind diese übersichtlich aufgelistet zur Weiterverarbeitung verfügbar.

Vor allem in dem Software-Feature "Kombination Projekt – Gruppe" sieht der Finanz-Experte einen Grund für eine deutliche Steigerung des Workflows: Einzelne Dokumente werden hierbei mit vielen verschiedenen Informationen beschrieben statt diese nur in einer einfachen Struktur zu speichern. „Neben dem Namen des Mandanten lassen sich Dokumente so beispielsweise nach gewählten Produktkategorien wie Haftpflichtversicherungen oder Sachanlagen ordnen. So kann das Unternehmen auch in digitaler Form und zum sekundenschnellen Abruf optimal jene Handakten nachbilden, die es für seine Mandanten und Vorgänge führen muss“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüro Krekeler. Ständige Aktualisierungen und Anpassungen halten das System dabei ebenso aktuell wie flexibel. Der Anwender erhält hierbei vom Office Manager Unterstützung, indem die Software neben der Übernahme bestehender Kataloginformationen immer auch nach neuen Angaben fragt und diese in der zentralen Archivverwaltung hinterlegt.

"Besonders angetan bin ich davon, dass sämtliche Strukturen der Kombination Projekt – Gruppe in der physischen Datenstruktur nachgebildet sind – das garantiert die Unabhängigkeit von der Software und damit letztlich ein Zugewinn an Sicherheit", ergänzt Schrammke. Selbst bei einem Ausfall des Datenbankservers bleiben Dokumente in ihrer gegebenen Struktur auf diese Weise erhalten.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de und www.investmentpartner.de  


Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und -archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die Archivierungssoftware "Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige "Office Manager", ist inzwischen auch als leistungsfähige Version "Office Manager Enterprise" für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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Lösungen für Dokumentenmanagement
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